A implementação do Catálogo de Produtos trouxe uma demanda bastante concreta para as empresas: organizar e manter informações suficientes para identificar adequadamente as mercadorias utilizadas nas operações de comércio exterior.

Mas, por trás dessa obrigação, surgiu uma questão maior. Afinal, dentro de uma empresa, quem é responsável pela informação sobre um produto? A resposta parece simples até começarmos a olhar para os dados necessários.

As informações necessárias para construir um cadastro confiável nunca estão concentradas em um único departamento. Elas surgem em diferentes momentos da operação e circulam entre compras, engenharia, fiscal, supply chain e Comex, cada área contribuindo a partir das decisões e atividades que estão sob sua responsabilidade. 

O X da questão é fazer com que esse conhecimento disperso resulte em uma visão consistente do produto, capaz de atender às exigências aduaneiras sem gerar divergências entre os dados utilizados pela empresa.

O Catálogo expõe uma fragmentação que já existia

Em muitas empresas, dados sobre uma mesma mercadoria estão espalhados por ERPs, planilhas, fichas técnicas, sistemas de compras, cadastros fiscais e documentos utilizados pelo comércio exterior.

Isso permite que o mesmo item tenha descrições diferentes dependendo de onde a informação é consultada.

Enquanto os processos conseguiam conviver com essa fragmentação, o problema podia parecer apenas operacional.

Com o Catálogo de Produtos e a crescente estruturação dos dados no Novo Processo de Importação, a qualidade cadastral ganha outra dimensão.

Não basta ter uma descrição disponível em algum sistema. É necessário construir uma base consistente, atualizável e capaz de sustentar as informações utilizadas nas operações. E isso dificilmente pode ser responsabilidade exclusiva do Comex.

O dado pode começar em uma área e produzir consequências em outra

Imagine que uma característica técnica de determinado produto seja alterada pelo fornecedor.

Compras pode ser a primeira área a receber essa informação. Mas a alteração também pode exigir uma avaliação da engenharia, ter reflexos sobre a classificação fiscal, modificar atributos relevantes para o Catálogo e chegar posteriormente à operação de importação.

Se não existe um fluxo definido para atualização desse dado, diferentes áreas podem continuar trabalhando com versões diferentes do mesmo produto.

É aí que um problema aparentemente cadastral passa a ter potencial para gerar inconsistências fiscais, aduaneiras e de compliance.

Por isso, discutir o Catálogo de Produtos também significa discutir a governança da informação.

Quem cria? Quem valida? Quem atualiza?

Uma boa estrutura cadastral exige mais do que preencher campos, a empresa precisa estabelecer responsabilidades.

Quem fornece determinada informação? Quem possui conhecimento técnico para validá-la? Quem aprova uma alteração? Quais mudanças exigem uma nova análise fiscal ou aduaneira? Como garantir que uma atualização feita em um sistema seja refletida nos demais processos que dependem daquele dado?

Essas definições ajudam a impedir que o cadastro se transforme em um conjunto de informações mantidas de maneiras diferentes por departamentos que raramente enxergam o processo completo.

O objetivo deve ser criar uma lógica em que cada área contribua com aquilo que conhece, mas a empresa preserve uma visão integrada do produto.

O Catálogo pode ser uma oportunidade de revisar essa estrutura

Tratar o Catálogo apenas como mais uma obrigação do comércio exterior pode levar a uma solução limitada: concentrar no departamento a tarefa de buscar informações dispersas pela empresa e alimentar o sistema.

Isso resolve o preenchimento, mas não necessariamente resolve a origem do problema.

Uma abordagem mais consistente aproveita a implementação para revisar cadastros, identificar fontes de informação, estabelecer critérios de atualização e aproximar áreas que participam do ciclo de vida do produto.

O resultado ultrapassa o atendimento às exigências do processo de importação. Dados melhores também podem apoiar decisões fiscais, compras, gestão de fornecedores, supply chain, controles internos e compliance.

O Catálogo de Produtos pode até aparecer inicialmente na agenda do comércio exterior. A qualidade da informação que chega até ele, porém, é uma responsabilidade muito maior do que o Comex.